O falecimento de um ente querido é um momento de luto e dor, e o processo de inventário extrajudicial que se segue pode parecer uma tarefa complexa e burocrática. No entanto, com a documentação correta e o suporte adequado, é possível transformar esse momento em um trâmite ágil e sem complicações.
Este guia completo, elaborado pela Herdei, tem como objetivo simplificar a sua jornada, apresentando um checklist detalhado dos documentos essenciais para realizar o inventário extrajudicial de forma eficiente e sem erros.
Entender e organizar a papelada necessária é o primeiro passo para garantir que o processo ocorra sem atrasos, evitando retrabalho e custos adicionais. A Herdei está aqui para descomplicar, conectando você a advogados especialistas e oferecendo uma plataforma 100% online para a gestão de todo o processo, incluindo o parcelamento de todas as despesas em até 60 vezes.
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Veja um checklist de documentos essenciais para inventário extrajudicial. / Foto: Unsplash.
Documentos essenciais para inventário extrajudicial
Para que o inventário extrajudicial seja realizado com sucesso em um cartório, é fundamental que todos os documentos estejam corretos e atualizados. A falta ou o erro em qualquer um deles pode atrasar significativamente o processo.
Abaixo, detalhamos os documentos necessários, organizados por categoria:
Do Falecido (Autor da Herança)
- Certidão de Óbito: Documento primordial que comprova o falecimento.
- Documentos de Identificação: RG e CPF (ou CNH) do falecido.
- Certidão de Casamento ou Nascimento:
- Casamento: Se era casado(a), averbada com a separação judicial ou divórcio, se for o caso.
- Nascimento: Se era solteiro(a).
- Pacto Antenupcial: Se houver e o regime de bens não for comunhão parcial.
- Comprovante de Residência: Atualizado (dos últimos 90 dias).
- Testamento: Se existir, acompanhado da certidão de existência de testamento expedida pelo Colégio Notarial do Brasil. Importante: a existência de testamento exige prévia autorização judicial para o inventário extrajudicial.
- Certidões Negativas:
- Receita Federal: Certidão Negativa de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União.
- Estadual: Certidão Negativa de Débitos Estaduais (relativos ao domicílio do falecido).
- Municipal: Certidão Negativa de Débitos Municipais (relativos ao domicílio do falecido).
- Declaração de Imposto de Renda: Cópias das últimas declarações de IR (dos últimos 5 anos, se houver).
Dos Herdeiros (e Cônjuges/Companheiros, se houver)
- Documentos de Identificação: RG e CPF (ou CNH) de todos os herdeiros.
- Certidão de Casamento ou Nascimento:
- Casamento: Se casado(a), com a devida averbação de divórcio ou separação, se aplicável.
- Nascimento: Se solteiro(a).
- Pacto Antenupcial: Se houver e o regime de bens não for comunhão parcial.
- Comprovante de Residência: Atualizado (dos últimos 90 dias) de cada herdeiro.
Dos Bens (Móveis e Imóveis)
A correta identificação e avaliação dos bens são documentos essenciais para o cálculo do ITCMD (Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação) e a partilha.
Bens Imóveis
- Matrícula Atualizada do Imóvel: Expedida pelo Cartório de Registro de Imóveis (validade de 30 dias).
- Carnê de IPTU: Do ano do falecimento, ou certidão de valor venal emitida pela prefeitura.
- Certidão Negativa de Ônus e Ações: Expedida pelo Cartório de Registro de Imóveis.
- Laudêmio: Se o imóvel for foreiro (terreno da Marinha), certidão de laudêmio.
- Comprovante de Quitação de Taxas Condominiais: Se for o caso.
Bens Móveis
- Veículos:
- CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo).
- Tabela FIPE (para avaliação do valor).
- Contas Bancárias e Investimentos:
- Extratos bancários das contas correntes e poupança.
- Comprovantes de investimentos (ações, fundos, previdência privada, etc.) com os saldos na data do óbito.
- Empresas ou Participações Societárias:
- Contrato social ou estatuto.
- CNPJ.
- Último balanço patrimonial.
- Laudo de avaliação (se necessário).
- Outros Bens de Valor: Joias, obras de arte, bens de consumo duráveis (se de valor expressivo), notas fiscais, avaliações.
Do Advogado
- Procuração: Instrumento que confere poderes ao advogado para atuar em nome dos herdeiros.
- Documentos de Identificação: RG e CPF do advogado.
Checklist para evitar erros em inventário extrajudicial
Reunir os documentos essenciais é apenas o começo. Para evitar surpresas e atrasos, utilize este checklist de verificação:
- Validade das Certidões: Verifique se todas as certidões estão dentro do prazo de validade (geralmente 30, 60 ou 90 dias). Certidões vencidas precisam ser reemitidas.
- Dados Cadastrais: Confirme se os nomes, CPFs, datas de nascimento e estado civil de todas as partes (falecido e herdeiros) estão corretos e consistentes em todos os documentos. Pequenas divergências podem gerar exigências.
- Endereços Atualizados: Assegure-se de que os comprovantes de residência são recentes e correspondem ao domicílio atual das partes.
- Certidões Negativas: Verifique se não há débitos pendentes em nome do falecido, tanto de impostos quanto de outras obrigações. Débitos podem impedir a lavratura da escritura pública ou exigir sua quitação prévia.
- Regime de Bens: Tenha clareza sobre o regime de bens do casamento do falecido, pois isso impacta diretamente na partilha da herança.
- Testamento: Confirme a inexistência de testamento ou, se houver, que a autorização judicial foi obtida.
- Propriedade dos Bens: Verifique se o falecido era o real proprietário dos bens listados. Para imóveis, a matrícula atualizada é a prova cabal.
- Digitalização e Backup: Digitalize todos os documentos e guarde cópias em nuvem ou em local seguro. Isso facilita o compartilhamento com o advogado e evita a perda de originais.
Como organizar documentação de forma eficiente
A organização é a chave para um processo de inventário extrajudicial sem dores de cabeça. Siga estas dicas:
- Crie Pastas Temáticas: Separe os documentos em pastas físicas e digitais por categoria (Ex: "Documentos do Falecido", "Documentos dos Herdeiros", "Documentos dos Bens Imóveis", "Documentos dos Bens Móveis").
- Digitalize Tudo: Transforme todos os documentos físicos em arquivos digitais (PDF de alta qualidade). Isso facilita o envio e o acesso a qualquer momento.
- Nomeie os Arquivos de Forma Clara: Use nomes descritivos para os arquivos digitais (Ex: "Certidao_Obito_Fulano.pdf", "Matricula_Imovel_RuaX.pdf").
- Utilize Plataformas Online: A Herdei oferece uma solução digital completa onde você pode fazer o upload, organizar e gerenciar todos os seus documentos de forma segura e intuitiva. Isso elimina a necessidade de pilhas de papel e facilita a comunicação com seu advogado.
- Crie um Cronograma: Estabeleça prazos para a coleta de cada documento. Isso ajuda a manter o foco e a agilizar o processo.
- Comunique-se com o Advogado: Mantenha um canal aberto com o advogado especialista da Herdei. Ele poderá orientá-lo sobre a validade e a pertinência de cada documento.
Importância de documentos corretos no inventário extrajudicial
A precisão na documentação não é apenas uma formalidade; ela é crucial para o sucesso do inventário extrajudicial. Documentos corretos e completos garantem:
- Agilidade no Processo: Com tudo em ordem, o cartório tem menos exigências, e a escritura de inventário pode ser lavrada em um tempo significativamente menor, muitas vezes em poucas semanas.
- Redução de Custos: Erros ou falta de documentos geram retrabalho, necessidade de novas certidões e, por vezes, a contratação de serviços extras, aumentando os gastos com cartório e honorários.
- Validade Jurídica: Documentos autênticos e atualizados conferem total validade jurídica à partilha dos bens, evitando contestações futuras e garantindo a segurança dos herdeiros.
- Prevenção de Bloqueios: Certidões negativas e a correta identificação dos bens evitam bloqueios no registro da partilha, assegurando que os bens sejam transferidos aos herdeiros sem entraves.
- Tranquilidade e Paz de Espírito: Saber que o processo está sendo conduzido corretamente, com o apoio de especialistas e a documentação em dia, traz mais tranquilidade em um momento já tão delicado.
A Herdei entende a complexidade desse momento e oferece as ferramentas e o suporte necessários para que você não precise se preocupar com a burocracia. Ao seguir este checklist e contar com o apoio de especialistas, o processo de inventário extrajudicial será conduzido de maneira eficiente e segura.
A organização dos documentos essenciais é um passo crucial para agilizar a transmissão da herança e permitir que os herdeiros sigam em frente com suas vidas. Com a Herdei, você tem acesso a uma plataforma intuitiva, advogados especializados e a possibilidade de parcelar todos os custos, transformando um processo potencialmente oneroso e demorado em uma experiência ágil, econômica e sem burocracias.
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